Üdvözöljük a

Hozzuk ki a maximumot tárgyalásainkból | Pécs-Baranyai Kereskedelmi és Iparkamara

honlapján!

-

Hozzuk ki a maximumot tárgyalásainkból

Szerző: Schmidt Enikő | 2016. augusztus 1.

20 perc nem sok egy cég bemutatására és a lehetséges partnerség feltárására, de ennyi áll rendelkezésünkre általában egy nemzetközi üzletember találkozón. A jó előkészítés és a megfelelő prezentáció azonban sokban javíthatja eredményességünket. Az alábbiakban tippeket szeretnénk adni ezekre az előkészületekre előtte/közben/utána, mit tegyünk meg annak érdekében, hogy kihozzuk a maximumot egy nemzetközi üzletember találkozóból.

ELŐTTE

 

A nemzetközi üzletember találkozók (B2B) szervezésére és lebonyolítására kialakított webes felület tartalmaz minden erre regisztrált cégről minden fontos adatot: cégleírást, cégadatokat és a tárgyalást megkönnyítendő, tárgyalási profilt is, hogy ott a helyszínen, miről szeretne a cég tárgyalni. Előzetesen innen, illetve a cég honlapját felkeresve tájékozódjunk. Minél előbb jelenik meg a profilunk a rendszerben, annál többen látják, így nagyobb esélyünk lesz tárgyalópartnereket találni is.

 

A tárgyalási szándékot a regisztrált cégek közül bárki jelezheti a másik fél irányába, aki azt visszaigazolva elfogadja. Fontos, hogy átnézzük a regisztráltak listáját, és foglaljunk tárgyalási időpontot annál a partnernél, akit a profilja alapján együttműködésre érdemesnek gondolunk. Ha minket jelöltek tárgyalásra, azt fogadjuk el, vagy – ha érdektelen – utasítsuk el.

 

Mivel nemzetközi partnerekkel fogunk találkozni, érdemes felkészülni az adott nemzetiségű tárgyalópartner kultúrájából is, hiszen ez fontos szempont lehet a személyes találkozó során.

 

Ki kell választani a cégtől azt a személyt, aki 20 percben az adott nyelven – a tárgyalópartner függvényében ez változhat – frappánsan „el tudja adni” a céget. Amennyiben a tárgyaló partner külföldi, előre meg kell tudni, hogy milyen nyelven lehet majd vele beszélni. ( Adott esetben egy szerb partnerrel is lehet angolul vagy akár magyarul is tárgyalni.) A cég részéről az adott nyelvet/nyelveket beszélő tárgyalót kell biztosítani. Tolmáccsal is megoldható természetesen, de ekkor a tárgyalásra rendelkezésre álló „hasznos” idő jelentősen csökken.

 

A szervezők is segítenek az előmunkálatokban, a hatékonyabb tárgyalások érdekében megteremtik az ismerkedés lehetőségét. Erre szolgál a tárgyalási napot megelőző esti fogadás, ahol a másnapi résztvevők már találkozhatnak személyesen. Ezt a lehetőséget semmiképpen ne hagyja ki, egyáltalán nem mindegy, hogy másnap már barátként tárgyalhat a partnerrel.

 

Minimálisan szükséges kellékek a tárgyaláshoz:

  • Névjegykártya
  • Promóciós anyag a cégről
  • Jegyzetfüzet, toll

Kellékek haladóknak:

 

QR kód a cégről és a tárgyaló személyről, ami minden információt tartalmaz és egyszerűen okostelefonnal olvasható, lementhető.

 

Előre elkészített elektronikus bemutató, ami a tárgyalás alatt asztali eszközön lejátszható – rövid verzió: a kevesebb-több!

 

KÖZBEN

 

Figyeljünk arra, hogy ne legyen egyoldalú a beszélgetés. A rendelkezésre álló 20 perc a két tárgyalópartner között oszlik meg.  

 

Amennyiben termékmintát vagy céges ajándékot is hoz a tárgyalásra, vegye számításba, hogy van, aki repülővel érkezett. A kapott anyagok – folyadék, súly – visszaszállítása problémát okozhat a partnernek.

 

UTÁNA

 

Az utókövetés nagyon fontos, hiszen addigra már mindenkiben „leülepedett” a kapott információ, megfogalmazódtak újabb kérdések, tisztázatlan dolgok, amikre nem volt a helyszínen idő.

 

A találkozón kapott névjegykártyákat rögzíteni kell, és rövid időn belül - 1-2 nap - megtenni az alábbiakat annak érdekében, hogy a kontaktokból ügyfeleket, partnereket teremtsünk:

 

A megígért információs anyagok, dokumentáció, termékminták, ajánlatok megküldése kísérő levéllel
A megígért telefonok lebonyolítása
Köszönőlevelek elküldése
Üzleti egységek értesítése a megteendő telefonokról, kiküldendő levelekről

 

Egy-egy nemzetközi üzletember találkozó szervezése rendkívül nagy anyagi ráfordítást, munkát és energiát igényel a szervező részéről. Szoftver bérlés, terembérlés, catering, telefonok – általában mindent megtesznek annak érdekében, hogy a résztvevők ideális körülmények között, nyugodtan és előre kiszámítható módon tudják lebonyolítani tárgyalásaikat. A legfontosabb mégis az, hogy a partner a fentieket jól végiggondolva felkészüljön.