Új év, új könyvelő?

Szerző: Szücs Krisztina | 2016. január 19.

Ha egy vállalkozó úgy dönt, a jövőben másra bízza a könyvelést, legtöbbször az okoz később bajt, hogy nincs tisztában azzal, milyen feladatokkal is jár a könyvelés átvétele, átadása. Pontosabban milyen dokumentumokat és milyen formában kell át -, illetve visszaadnia a könyvelőnek, megbízatása megszűntével.

Mit lehet tenni, ha később kiderül, ez is hiányzik, amaz sincs meg, „foghíjas” az átadott iratanyag? Mi a teendő akkor, ha elvileg minden megvan, mégsem egyezik semmi semmivel, azaz van némi gond az adatok megbízhatóságával?

 

Hogy is kell ezt szabályosan intézni?

 

A Számviteli törvényben nem– de más jogszabályban sem – találunk olyan fejezetet, címet, hogy „a könyvelőváltás szabályai”, így azokat egyrészt a szerződési kötelemre (Ptk.) vonatkozó rendelkezések megfelelő alkalmazásával, valamint a számviteli törvény elvárásait figyelembe véve kell kidolgoznunk.

 

Dióhéjban összegezve ezeket, azt mondhatjuk, e körben a legfontosabb a könyvelési szerződés lezárása, a felelősség kérdésnek tisztázása az esetleges mulasztások, illetve azon jogkövetkezményeket illetően, amelyekre csak később, a felek közti jogviszony megszűntét követően derül fény, a könyvelési anyagok hiánytalan átvétele és átadása az új könyvelőnek (akivel természetesen már megkötötte a megfelelő szerződést a vállalkozó) és mindezek szakszerű dokumentálása.

 

 

Iratanyag átadása – mit és hogyan

 

 

A dokumentumok átvétele jellemzően sokkal inkább bizalmi, mintsem technikai kérdés: az ügyfél – és új könyvelője - feltételezi, hogy a korábbi könyvelő hiánytalanul átadja a bizonylatokat, illetve, ha akad olyan, ami bármi okból kimaradt, azt később eljuttatja az érdekelteknek.

Melyek is azok a dokumentumok, amelyeket a régi könyvelőtől meg kell kapnia a távozó ügyfélnek?

Számvitelt érintő céges iratok:

  • Levelezések.
  • Utolsó cégkivonat, határozatok könyve, taggyűlési határozatok (pl. a mérlegbeszámoló elfogadásáról, az adózott eredmény felosztásáról).
  • Végzett engedélyhez kötött tevékenységek engedélyei.
  • Adóbejelentkezés, módosítások.
  • Helyi iparűzési adó hatálya alá bejelentkezés, módosítások.
  • Bankszámlaszerződés, bankkapcsolatok.
  • BKIK, egyéb kamarai bejelentkezés, adatmódosítások.
  • Biztosítottak be – és kijelentése, ezzel kapcsolatos adatmódosítások.
  • Fontosabb folyamatos szerződések, biztosítások.
  • Teljességi nyilatkozatok könyveléstől, vezetőségtől (könyvvizsgálathoz), könyvvizsgálói jelentések.
  • Ismert folyamatban lévő főkönyvön kívüli ügyek listája (folyamatban lévő perek, megállapítással zárult ellenőrzések még ki nem vetett mulasztási bírságai, késedelmi kamatok, garanciális kötelezettségek, kezességek…)

Számviteli dokumentációk:

- A vállalkozás számviteli szabályzatai (számviteli politika, számlarend, számlatükör, pénzkezelési, leltározási, értékelési, selejtezései, önköltség-számítási szabályzat).

- Korábbi évek és lezárt időszak általános dokumentumai:

= Évek főkönyvi kartonjai, naplólistái, főkönyvi kivonatai nyomtatott formában.

= Beszámolók, 1-4 számlaosztályok leltárai, átsorolások leltárai (közzététel igazolása).

= Analitikus kimutatások 1-4 számlaosztály egyenlegeiről.

= Kalkulációk, költségfelosztások, vegyes könyvelések bizonylatai.

= Átsorolások analitikája.

= Bizonylatok (minden könyvelési és egyéb tárgyévet érintő dokumentum).

=Bevallások (Költségvetési, társasági adó, helyi iparűzési adó, áfa, stb.), adatszolgáltatások (Szja, KSH, stb.).

= Bevallások benyújtását igazoló dokumentumok (tértivevény, érkeztető pecsét, elektronikus beküldés visszaigazolása, adófolyószámla).

- Könyvelt év nyitó tételeit alátámasztó bizonylatok:

=1-4 számlák főkönyvi tételes előző évi záró leltárai.

= Előző év záró bevallásai, adatszolgáltatások.

- Tárgyévi dokumentumok:

= Bizonylatok (minden könyvelési és egyéb tárgyévet érintő dokumentum)

= Immateriális javakhoz, tárgyi eszközökhöz kapcsolódó iratok:

  • Analitika (mozgások, bekerülési értékek, értékcsökkenés változások, stb.).
  • Aktiválási, selejtezési jegyzőkönyvek.
  • Szerződések, egyéb dokumentumok, amelyek a befektetett eszközminősítést alátámasztják (használati idő, forgalomképesség, érték, jellege, stb.).
  • Értékelési tartalék analitika (hitelesítések, mozgások, átértékelt eszközök egyedi nyilvántartása).
  • Könyvön kívüli ügyletek (opciók, terhelések, fedezetek, stb.) dokumentumai, információi.

= Befektetett pénzügyi eszközökhöz, értékpapírokhoz kapcsolódóan:

  • Analitika (árfolyam-nyilvántartás, névérték, mozgások, kamatelszámolások).
  • Könyvön kívüli tételek (opciók, fedezetek, stb.) dokumentumai, információi.

= Készletekkel összefüggésben:

  • Mennyiségi, értékbeni nyilvántartások, vagy éves tételes leltározási ívek, jegyzőkönyvek,
  • Selejtezések, értékvesztések nyilvántartása (piaci értékelés dokumentációja).
  • Analitikák (úton lévő, nem számlázott, bizományosi, fellelt, idegen helyen tárolt, nálunk tárolt idegen, megrongálódott, elfekvő, stb. készletek).
  • Könyvön kívüli tételek (opciók, fedezetek, stb.) dokumentumai, információi.

= Követelésekhez kapcsolódóan:

  • Nyitott tételek listája (jogcím, teljesítés, lejárat, késedelem, stb.).
  • Minősítési dokumentumok (felszámolói levelek, a vevőnek küldött, és „ismeretlen címzett” jelzéssel visszajött egyenlegközlők, stb.).
  • Váltók eredeti példánya.
  • Devizás értékek értékelése (záróárfolyamok, pénzügyi teljesítések, egyéb, a mérlegkészítésig rendelkezésre álló információk).
  • Átsorolások analitikája.
  • Könyvön kívüli tételek (opciók, stb.) dokumentumai, információi.
  • Faktoring elszámolások analitikái, nyitott munkaszámonkénti alábontásban. Az egyes ügyletekhez kapcsolódó teljes körű dokumentációk (szerződések, megállapodások, jogok, kötelezettségek, egyéb információk).

= Pénzeszközökhöz kapcsolódóan:

  • Átvezetési számla egyenlegének levezetése.
  • Pénzeszközállomány-bankegyenlegek egyeztetett állománya.
  • Pénztáregyenlegek tételesen felvett leltárral alátámasztott állománya.
  • Pénztárkiadási-bevételi bizonylatok, pénztárjelentések.
  • Devizaszámlák analitikája, értékelési árfolyamok analitikája.

= Saját tőkéhez kapcsolódóan:

  • Társasági szerződés, cégkivonat utolsó állapota.
  • Egyéb mozgások dokumentumai.

= Céltartalék esetében:

  • Jogcímenkénti mozgásai.
  • Minősítés szerinti követelések, kötelezettségek csoportosítása, képzett érték levezetése.

= Kötelezettségek kapcsán:

  • Szerződések, lehívások, lejárat szerinti csoportosítások.
  • Fedezetek megjelölése.
  • Kamatelhatárolások.

= Időbeli elhatárolásokhoz kapcsolódóan:

  • Tételes kimutatása, nyitó tételeinek követése.

= Adóelszámolások esetében:

  • Adónemenkénti (ideértve a kifizetéseket terhelő járulékokat, a helyi adót is) analitikák NAV adófolyószámlával egyeztetve.
  • Adóbevallások, analitikával alátámasztottan, és átadásig lezárt időszakról készítendő bevallások levezetése, tételeinek analitikus alátámasztása (társasági adó alapját növelő, csökkentő tételeihez kapcsolódó kimutatások, bizonylatok, levezetések, kimutatások).
  • Elhatárolt veszteségek kimutatása.
  • Önellenőrzési nyilvántartás, önellenőrzési jegyzőkönyvek, elszámolások levezetései
  • Szigorú számadású bizonylatok és azok nyilvántartása.
  • Útnyilvántartások.
  • Adóellenőrzések jegyzőkönyvei, határozatok, kivetések.
  • Bérszámfejtés dokumentációja.
  • Nyitó / záró tételek.

Mindezek átadását, átvételét jegyzőkönyvnek kell igazolnia.

 

Forrás: ado.hu